Weniger Warten, mehr Vertrauen – Wie ein MVZ die Patientensteuerung revolutionierte

Das Wichtigste in Kürze

• Reduzierte Wartezeiten: Statt 20–30 Personen sind heute nur noch 5–7 Patient:innen gleichzeitig vor Ort.
• Digitale Flexibilität: 50 % der Patient:innen ziehen ihr Ticket online und kommen erst kurz vor ihrem Aufruf in die Praxis.
• Transparente Abläufe: Auf der Website sehen Patient:innen in Echtzeit Ticketnummern und Wartezeiten für beide Ärzt:innen.
• Nahtlose Integration: Das Quickticket-Terminal vor Ort ermöglicht auch offline eine einfache Ticketziehung – ohne App.
• Höhere Zufriedenheit: Das Praxisteam arbeitet entspannter, die Patient:innen erleben einen modernen und fairen Ablauf.

Über das MVZ Marienmünster

Typ: Medizinisches Versorgungszentrum
Ort: Marienmünster, Deutschland
Fachrichtung: Allgemeinmedizin
Ansprechpartnerin: Simone Becker, Projektleitung

Das MVZ Marienmünster betreut täglich eine große Zahl an Patient:innen aus dem Umland. Die moderne Ausstattung, die medizinische Qualität und das engagierte Team haben über die Jahre für eine wachsende Nachfrage gesorgt – doch damit auch für eine wachsende Herausforderung: den Umgang mit spontanen Patient:innen ohne Termin.

Die Herausforderung 

Zu viele Menschen, zu wenig Raum

Trotz guter Organisation kam es regelmäßig zu Engpässen im Wartebereich. Zwischen 20 und 30 Patient:innen hielten sich zu Spitzenzeiten gleichzeitig vor Ort auf. Viele davon hatten keinen Termin, sondern wollten sich auf gut Glück in die Warteliste eintragen lassen – oft in der Hoffnung, schneller dranzukommen. 

Das Resultat: ein dauerhaft überfülltes Wartezimmer, genervte Gesichter, hoher Lärmpegel und ein Praxisteam, das kaum Luft zum Atmen hatte.

Insbesondere für vulnerable Gruppen – ältere Menschen, Eltern mit kleinen Kindern oder Personen mit Infektionssymptomen – war diese Situation nicht nur unangenehm, sondern mitunter auch gesundheitlich bedenklich.

Die Lösung

Digitale Patientensteuerung mit Quickticket

Simone Becker, Projektleiterin des MVZ, erkannte: Es braucht eine neue Art der Patientenlenkung – eine, die flexibel, transparent und verständlich für alle ist. Gemeinsam mit ihrem Team entschied sie sich für die Einführung von Quickticket – einer Lösung, die sowohl digital als auch vor Ort funktioniert und sich nahtlos in den Praxisalltag integrieren lässt.

Die Umstellung im Überblick

• Patient:innen können sich online über die Website in eine der beiden Wartelisten einreihen – gezielt bei der Ärztin ihrer Wahl.
• Sie sehen dabei in Echtzeit, welche Ticketnummer aktuell aufgerufen wird und wie lange die voraussichtliche Wartezeit beträgt.
• Vor Ort steht ein Terminal mit Druckfunktion zur Verfügung – für alle, die spontan kommen oder kein Smartphone nutzen möchten.
• Das gezogene Ticket gilt auch außerhalb der Praxis – so können Patient:innen in Ruhe einen Kaffee trinken oder einen Spaziergang machen, bis sie an der Reihe sind.
• Ein Aufrufmonitor im Wartebereich sowie an der Anmeldung zeigt jederzeit die aktuell aufgerufene Person an und bittet diese direkt in den jeweiligen Behandlungsraum.

Die Umsetzung 

Reibungslos in wenigen Tagen

Bereits vor den Semesterferien im Februar 2025 wurde Quickticket gemeinsam mit Katharina Feiertag, Geschäftsführerin von Quickticket, vollständig für den Einsatz vorbereitet: Die Wartelisten wurden konfiguriert, die Website-Anbindung eingerichtet und das Terminal samt Aufrufmonitor vor Ort getestet. Alles war einsatzbereit – doch bewusst entschied sich das Team des MVZ Marienmünster dafür, erst nach den Ferien live zu gehen, um einen möglichst ruhigen und strukturierten Start zu gewährleisten.

Ein zentrales Erfolgsrezept: Die klare Kommunikation innerhalb des Praxisteams. Simone Becker setzte von Beginn an auf eine enge Einbindung der Mitarbeitenden – von der Anmeldung bis zu den behandelnden Ärztinnen. Alle Beteiligten erhielten eine kurze Einführung, konnten Fragen stellen und das System direkt im Testbetrieb ausprobieren. So entstand kein Gefühl von „neuer Technik von oben“, sondern ein echtes Verständnis für den Nutzen im Arbeitsalltag.

Auch die Patient:innen wurden mitgenommen: Schon am ersten Tag informierten Aushänge im Eingangsbereich und ein kurzer Hinweis an der Anmeldung über das neue System. Die Reaktion? Überwiegend positiv – viele lobten die neue Transparenz, das faire Wartesystem und die Möglichkeit, nicht mehr stundenlang im Wartezimmer sitzen zu müssen.

„Das ging schneller als gedacht – wir waren sofort drin im neuen Ablauf“, erinnert sich ein Teammitglied.
„Und nach ein, zwei Tagen wollte niemand mehr zurück zum alten System.“

Quickticket wurde nicht nur eingeführt – es wurde akzeptiert und gelebt.

Die Ergebnisse

Spürbar mehr Ruhe, deutlich weniger Stress

Bereits zwei Monate nach Einführung von Quickticket zeigten sich klare Effekte:

🟢 Reduzierte Wartebereiche: Statt 20–30 Personen sind heute im Durchschnitt nur noch 5 bis maximal 7 gleichzeitig im Wartezimmer.
🟢 50 % der Patient:innen nutzen Quickticket bereits von zu Hause aus – und kommen erst kurz vor ihrem Aufruf in die Praxis.
🟢 Auch die zweite Hälfte zieht ihr Ticket vor Ort – bleibt jedoch nicht in der Praxis, sondern nutzt die Zeit anderweitig.
🟢 Das Praxisteam arbeitet entspannter, konzentrierter und mit mehr Fokus auf die eigentliche Behandlung.

Patientenerlebnis neu gedacht

„Ich hatte zuerst Sorge, dass gerade ältere Menschen mit der digitalen Ticketlösung überfordert sein könnten“, erzählt Projektleiterin Simone Becker. „Aber das Gegenteil war der Fall. Viele waren froh, dass sie sich nicht mehr stundenlang ins Wartezimmer setzen müssen – vor allem, wenn es ihnen ohnehin nicht gut geht.“

Auch für die jüngeren Patient:innen ist das neue System ein Gewinn:

„Ich zieh mein Ticket morgens am Handy, mach mich dann langsam fertig und bin meist fünf Minuten vorher da – das fühlt sich richtig effizient an.“

Fazit

Warum Quickticket?

Quickticket ist keine klassische Terminlösung, sondern geht einen Schritt weiter: Als dynamisches Wartelisten-System schafft es einen flexiblen Rahmen für den täglichen Patientenandrang – ganz ohne starre Terminvergabe. Besonders in Einrichtungen mit hohem Anteil an Akutpatient:innen, wie dem MVZ Marienmünster, erweist sich diese Form der digitalen Patientensteuerung als echter Gamechanger.

Das System funktioniert browserbasiert, ist damit geräteunabhängig nutzbar – ob auf dem Smartphone, am PC oder direkt am Terminal vor Ort – und lässt sich in der Regel innerhalb weniger Tage integrieren, ohne bestehende Strukturen zu zerschneiden. Auch das medizinische Personal braucht keine langen Schulungen: Die intuitive Oberfläche und der klare Ablauf machen Quickticket schnell zum selbstverständlichen Teil des Praxisalltags.

Weniger Präsenzzeit – mehr Patientenzufriedenheit

Das Beispiel Marienmünster zeigt eindrucksvoll, wie viel sich verändern kann, wenn man den Mut hat, eingespielte Routinen zu hinterfragen.

Was früher ein überfülltes Wartezimmer voller ungeduldiger Blicke war, ist heute ein strukturierter, fairer Ablauf, der allen Beteiligten Zeit und Nerven spart.

Patient:innen müssen nicht mehr stundenlang vor Ort warten, sondern können flexibel von zu Hause aus oder mobil per Terminal ihr Ticket ziehen – und kommen erst dann, wenn sie tatsächlich aufgerufen werden.

Das medizinische Personal arbeitet ruhiger, konzentrierter und mit mehr Fokus auf das Wesentliche: die Menschen.

Quickticket hat nicht nur den Wartebereich, sondern das gesamte Miteinander in der Praxis neu gestaltet – digital, effizient und menschlich.

Und jetzt?

Wenn auch Ihre Einrichtung vor der Herausforderung steht, tägliche Patientenströme besser zu organisieren – ohne zusätzliche Belastung für das Team – dann lohnt sich ein Blick auf Quickticket.